Midiendo y evaluando Scrum en entornos complejos (incluye archivos de ejemplo y para que utilices)

Mide demasiado en Scrum y las personas se centrará en la información en vez de focalizarse en mejorar sus hábitos. Cuando visito una empresa siempre trato de medir un par de variables como buen punto de partida para el cambio. Esto ayuda a las personas a asegurar de estar alineadas, hacer que sus ideas maduren y mantener los objetivos claros. Las métricas también afirman que la gente cuente con información de guía para sus tareas cotidianas.

Medir el estado de Scrum al comienzo de cada compromiso con un cliente es un paso necesario. Siempre aclaro con ellos que las mediciones son de utilidad siempre y cuando sean una excusa para tener buenas conversaciones, pero no para socavar el trabajo de los empleados.

Recomiendo a todos los profesionales y consultores de Agile que recopilen algunas métricas iniciales antes de proponer una solución.

Entornos complejos requieren métricas diferentes

Puedes encontrar en Internet muchos enfoques diferentes para medir equipos Scrum, pero la mayoría de ellos se centran en la dinámica y la cercanía con el marco de trabajo de Scrum.

Hacer software es un proceso complejo que requiere algo más que simplemente optimizar el equipo Scrum. Además, algunas empresas son entornos complejos; como dijo Mel Conway, “Las organizaciones que diseñan sistemas… se ven obligadas a producir diseños que son copias de las estructuras de comunicación de sus organizaciones”. Esto significa que cuanto más compleja sea la empresa, más complicados serán sus productos. Para mí, un entorno complejo incluye (entre otras cosas):

  • Un lugar donde los empleados no se sienten seguros
  • Empresas donde hay presión y deuda técnica alta y/o los equipos no se sienten responsables ni propietarios del código que producen
  • Compañías donde existen diferentes definiciones de valor de negocio en sus distintas áreas
  • Equipos con una mezcla de contratistas y empleados donde falta la excelencia en el código producido
  • Organizaciones con mucha burocracia y/o reglas
  • Sitios con un gran número de personas que trabajan en un producto pero que no cuentan con una visión adecuada u hoja de ruta, o la hoja de ruta no es realista o ella cambia con frecuencia

Se me ha pedido varias veces que ayude a las empresas a mejorar sus equipos de software. Desafortunadamente, mejorar solo una parte del “sistema” no produce una mejora real de la empresa o incluso para el producto. Si deseas mejorar lo que haces, necesitarás mejorar la red de valor (value stream) en su totalidad.

Optimiza todo el sistema, no sólo los equipos Scrum

En caso de que nunca hayas oído hablar de este concepto (cadena de valor), se refiere a todas las actividades asociadas que materializarán tu servicio o producirán un bien específico. El flujo de valor comienza cuando un cliente tiene una gran idea y finaliza cuando el producto está en sus manos. Esto es así en la gran mayor parte de los casos, pero en algunas excepciones, los comentarios o retro-alimentación que obtienes luego de que el servicio se entregue podría extender el alcance del flujo de valor y su impacto.

Tengo muchas teorías acerca de por qué las empresas realmente no entienden el concepto de optimizar el sistema en su totalidad en lugar de solamente los equipos Scrum. Una de las principales razones es la vieja idea de que cada compañía es una empresa de software. Es fácil el suponer si se piensa esto último, que optimizando solamente el departamento de I.T. se tendrán mejoras grandiosas.

La segunda razón está relacionada con la idea de que Agile es sólo para equipos de software. Durante muchos años, he visto a la gerencia empujar ceremonias, prácticas, valores y métricas en equipos Scrum, sin que ellos mismos (gerencia) fuesen capaces de seguir cualquiera de ellas para el caso que fuese necesario.

Si te concentras en medir y mejorar sólo los equipos de I.T. en lugar de toda la red de valor, terminarás refinando un área de tu empresa, pero degradando a las demás; esto es lo que llamamos una optimización local. Ello obviamente crea un producto mucho más caro que no va a resolver ningún problema real de tu organización.

Conoce como medir los equipos Scrum en organizaciones complejas

En las empresas complejas con productos complicados, si se quiere crear un ecosistema sostenible, es importante considerar inicialmente cuatro acciones:

  • Optimizar la red de valor total en lugar de mejorar sólo los equipos Scrum.
  • Reducir la complejidad organizativa (burocracia y estructuras) en toda la empresa.
  • Emplear el estilo de liderazgo correcto que constantemente refuerce un mensaje claro que apoye los comportamientos adecuados.
  • Asegúrese de que Scrum opera en un entorno saludable con alta visibilidad, reglas claras y resultados de alta calidad.

Basándome en estos puntos, he creado una forma de medir equipos de Scrum en organizaciones complejas con productos complicados, usando los siguientes ocho índices:

  1. Valores y principios de Scrum en acción
  2. Utilización de los artefactos de Scrum
  3. Ceremonias de Scrum
  4. Excelencia técnica
  5. Simplicidad en la base de código del software
  6. Habilidades y capacidad del propietario del producto (Product Owner)
  7. Valor de negocio entregado
  8. Eliminación de deuda cultural y simplicidad en los procesos

Cada uno de estos índices puede ayudarte a resolver algunos problemas específicos que generalmente veo en las empresas. Estas son algunas de las preguntas que probablemente recibirán respuesta después de medir las ocho dimensiones:

Valores y principios de Scrum en acción ¿Cómo se alinean las personas con los valores de Scrum? ¿Los conocen? ¿Por qué no? ¿Podrían recordar situaciones en las que se utilizaron? ¿Pueden identificar algunos comportamientos asociados a esos valores y mejorarlos? ¿Tiene el equipo el tamaño y las funciones adecuadas?
Utilización de los artefactos de Scrum ¿Utilizan los artefactos Scrum? ¿Los utilizan de la manera prevista? ¿Pueden mejorarlos?
Ceremonias de Scrum ¿Utilizan los artefactos Scrum? ¿Los utilizan de la manera prevista? ¿Pueden mejorarlos?
Excelencia técnica ¿Es la base de código sólida y estable? ¿Está mejorando las interacciones del equipo con el código? ¿Existe un plan claro para abordar la deuda técnica? ¿Comprenden la meta del Sprint?
Simplicidad en la base de código del software ¿Comprenden el alcance del proyecto? ¿Comparten el conocimiento? Están  negocio y I.T. colocados y trabajando juntos? ¿Son los requisitos del tamaño adecuado?
Habilidades y capacidad del propietario del producto (Product Owner) ¿Comprenden el alcance del proyecto? ¿Se comparte el conocimiento dentro el equipo? ¿Está negocio y I.T. en el mismo sitio y trabajando juntos? ¿Tiene los requisitos el tamaño adecuado?
Valor de negocio entregado ¿La compañía y el equipo están enfocados en entregar el valor de negocio correcto con la frecuencia adecuada? ¿Es la estimación aceptable y entendida por los miembros? ¿Tienen la visibilidad adecuada en términos de visión y una hoja de ruta útil?
Eliminación de deuda cultural y simplicidad en los procesos ¿Las personas en la red de valore (value Stream) eliminan o mejorando sus procesos? ¿La gente entiende el producto en el que están trabajando? ¿Son claros los requisitos? ¿Es la empresa una organización que aprende?

Tabla 1. Ocho índices para la evaluación de Scrum

La evaluación completa contiene 44 preguntas y toma aproximadamente 10 minutos por equipo. Puedes descargar el documento Questions.pdf al final de este artículo con la lista de preguntas y categories.pdf organizadas por categorías.

Por lo general, ejecuto una entrevista informal para obtener las respuestas. Algunas de las preguntas del documento Questions.pdf pueden ser deducidas por el contexto durante las entrevistas, mientras que otras requieren ser preguntadas explícitamente.

Una vez que hayas obtenido todas las respuestas, deberás utilizar un sistema de peso (o ponderado) para evaluar el cuestionario y así obtener los resultados en un gráfico.

Utiliza el sistema ponderado

La mayoría de las opciones en las respuestas pueden puntuar entre -3 y 3. El valor negativo -3 indica una acción o comportamiento(s) que es contraproducente o daña Scrum, la organización o lo que se desea obtener. El valor superior (+3) indica buenos comportamientos y disciplinas adecuadas.

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Figura 1: Sistema ponderado

Algunas opciones pueden tener una puntuación máxima menor a 3, lo que significa un impacto menos relevante en el sistema. Veamos un par de ejemplos para que entiendas cómo funciona.

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Figura 2: ¿Se hace la retrospectiva el último día del Sprint?

Se espera que los equipos siempre hagan su retrospectiva el último día del Sprint; cualquier otra opción tendrá una puntuación de -3.

La pregunta siguiente utiliza una gama de valores para consultar cuan empoderado está el Propietario del Producto en la toma de decisiones. Sólo los últimos 2 valores obtendrán la puntuación más alta, mientras que las primeras opciones obtendrán un valor negativo.

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Figura 3: ¿Qué tan empoderado se encuentra el propietario del producto en tomar decisiones y prioriza la pila del producto?

Veamos un ejemplo más, en la siguiente pregunta trataremos de averiguar cuánto tiempo se tarda desde que un empleado solicita un curso específico hasta que obtiene las habilidades. En organizaciones complejas con docenas de reglas, este tipo de solicitudes generalmente toma mucho tiempo.

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Figura 4: De tiempo promedio… ¿Cuánto tiempo lleva desde que un miembro del equipo solicita un curso hasta que se obtiene el mismo?

Como ves, cada pregunta puede ser fácilmente ponderada siempre y cuando se tenga una respuesta. Te recomiendo que elimines los valores de la vista de los equipos cuando entrevistes los entrevistes. Y recuerda… ¡Siempre realiza las entrevistas! Nunca envíes el formulario por email para que se responda (si hay muchos equipos, entrena otras personas para que lo lleven adelante)

Entiende como funcionan los 8 índices

He mencionado antes que hay 8 índices diferentes y cada uno de ellos contiene de 4 a 7 preguntas relacionadas. Por ejemplo, las “Habilidades y Capacidad del Propietario del Producto” contiene 7 preguntas relacionadas con el papel, hábitos y buenas prácticas del Propietario del Producto (Product Owner). Como resultado de llenar todas las respuestas, obtendrás un gráfico similar al siguiente:

Picture5

Figura 5: Gráfico que se te generará automáticamente con los valores suministrados, y viene con un gráfico de ejemplo para que lo pruebes.

Si te motiva a traducir el gráfico o las preguntas, me lo puedes enviar y lo pondré a disposición de la comunidad. Está en inglés ya que originalmente se escribió el artículo para Scrum Alliance.

Solía llenar los datos manualmente hasta que.. Su Young creó una hoja de cálculo para automatizar todo el trabajo ¡Y la puse para que la puedas bajar!
¡Sólo tiene que descargarla y colocar los números en las casillas de la derecha! (Automated_Scrum_Chart.xlsx)

La gran ventaja de un gráfico de radar es que puede mostrarte fácilmente el progreso en un área y ver si cualquier otra afecta a la primera o las demás.

Picture6.png

Figura 6: Su Young Kim y yo esperando a entrevistar a un equipo.

Permíteme mostrarte cómo funcionan las fórmulas, aunque sé que la hoja de cálculo lo calculará automáticamente por ti. Imagínate que hiciste todas las preguntas y obtuviste las siguientes puntuaciones para un índice:

Habilidades y capacidad del propietario del producto (Puntuación máxima para esta pregunta = 21 puntos)

  • Pregunta 1: +3 (max. +3)
  • Pregunta 2: -3 (max. +3)
  • Pregunta 3: +1 (max. +3)
  • Pregunta 4: +2 (max. +3)
  • Pregunta 5: +2 (max. +3)
  • Pregunta 6: +2 (max. +3)
  • Pregunta 7: +2 (max. +3)

Total: +9

Si prestas atención al rango de puntos de cada índice en el gráfico radar, verás que va de 1 a 10, siendo 10 una gran puntuación y 1 la no deseada. Debido a que el valor total para este grupo es de 21 y obtuvo 9 puntos (42%), el índice será de 4.2 de 10.

Veamos otro ejemplo:

Valores y principios de Scrum (Puntuación máxima para esta pregunta = 11 puntos)

  • Pregunta 1……. +3 (max. +3)
  • Pregunta 2……. 0
  • Pregunta 3…….+3 (max. +3)
  • Pregunta 4…….+1 (max. +1)
    (multiple opción que va de +3 a +1)

Total……………. +7

En este caso, el resultado es 7 de 11, que es 63%. Se marcará esta área en el gráfico como 6.3 de 10.

Imagínate ahora que obtienes comportamientos en su mayoría perjudiciales y como resultado tienes un índice total negativo. Si prestas atención al gráfico de radar, verás que hay una línea roja que marca la línea de cero, para que de esa forma puedas apreciar claramente el resultado excepcional

Ten siempre en cuenta que las fuerzas de las partes negativas generalmente contrarrestan los beneficios de las buenas prácticas.

Como puedes ver, los 8 índices conectan diferentes áreas que necesitan ser solucionadas para producir en una empresa resultados remarcables.

El utilizarlos te ayudará a ti y a las demás personas de tu organización a entender, apoyar y crear estrategias que conecten Scrum, las habilidades necesarias, la complejidad, entrega, comportamientos y excelencia en el código con un objetivo claro.

Espero que te sea de utilidad…

Si necesitas conocer más sobre como potenciar equipos Scrum y Agilidad dentro de tu empresa, visita nuestro sitio Web.

Gracias por escucharme,
Erich.

Questionnaire.pdf

Categories.pdf

Automated_Scrum_Chart.xlsx

(puedes encontrar el artículo original en Scrum Alliance en Inglés aquí)

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