¿Qué hago si el Product Owner no está disponible para un Sprint Review?

Ok, digamos que el Product Owner siempre está dedicado al equipo el 100% de su tiempo, trabaja codo a codo con quienes implementan el como de la solución, refina la pila (backlog) al menos 2 veces a la semana, mantiene las fechas de entrega alejadas del equipo y enseña a la compañía sobre la importancia de la priorización y valor de negocio.

La totalidad de los miembros se han esmerado en resolver las historias de usuario, remover los obstáculos y pasar la Definición de Terminado (Definition of Done). El día ha llegado, todo el mundo está ansioso ya que en menos de media hora esas características que harán volar la imaginación de las partes interesadas (Stakeholders) estarán en el “aire” de la sala.

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La habitación está lista, se cuenta en cada silla con un programa a seguir en papel con una decoración muy bonita, así como una breve descripción de cada sección a llevar adelante. A su vez, el Scrum Master ha confeccionado un par de dinámicas para romper el hielo, ya que hoy habrá varias visitas importantes, de las cuales se espera retro-alimentación positiva, tanto hacia el producto como también sobre difundir las bondades hacia el resto de la empresa de la nueva solución.

Incluso los miembros del equipo han comprado  dulces y tartas para recibir a los invitados, así como se han conseguido  varios computadores portátiles y tablets para probar la versión móvil.

El día anterior, Product Owner y equipo probaron las distintas características para asegurarse no solo la pre-aprobación sino que también que todo esté en orden.

Las expectativas son altas y puede sentirse en el ambiente la energía y optimismo resultado del trabajo duro de 2 semanas más la acumulación de pequeñas tareas en los anteriores. El equipo realmente quiere ver como cambiará la vida de esas personas a perpetuidad el trabajo que han hecho.

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De repente, el teléfono suena 10 minutos antes de la Sprint Review y las noticias no son alentadores…. su Product Owner ha tenido un percance personal(*) y se siente indispuesto. No estoy hablando aquí de uno  mediocre que pone otra prioridad de la empresa el día de la ceremonia más importante, esto es algo inesperado y de último minuto.

¿Qué hacemos entonces? ¿Cancelamos la Sprint Review para el día siguiente? ¿Fin del próximo Sprint? ¿La hacemos otro día con menos personas? ¡El equipo entra en pánico!

La respuesta es NO a todas ellas. La cadencia es fundamental en la agilidad; aquí los equipos son auto-organizados, responsables y deben apropiarse del problema de la misma forma que hacen con las historias de usuario.

Como equipo Scrum deseo poder mostrar lo que he hecho y obtener retro-alimentación para así deleitar al cliente”

Hasta aquí no hay problema ya que es posible que se lleve adelante, no obstante, el criterio de aceptación de la ceremonia Sprint Review es que las historias de Usuario sean aceptadas/rechazadas durante la misma.

¡Ups! debemos entonces ver la historia completa

“Como equipo de Scrum Deseo poder mostrar lo que he hecho y obtener retro-alimentación para así deleitar al cliente”
Criterios de aceptación:

  • Que se muestren las soluciones a los problemas
  • Que se aprueben o rechacen las historias si se cumple la Definición de Terminado y los criterios de aceptación de cada una de ellas

Para esta segunda parte, es necesario que alguien tome temporalmente el rol de Product Owner. ¡Pero cuidado, no es un Product Owner Proxy! Es simplemente una persona dentro de la empresa que tiene el conocimiento y el poder suficiente para aprobar las historias y no ser enviado al infierno por hacerlo.

En las organizaciones más jerárquicas, podría ser el Jefe del Product Owner, pero otro Product Owner también es un buen candidato.

Conseguido el mismo, la sesión se lleva adelante de la misma forma

¡pero cuidado!

Quizá se necesite tomar un poco más de notas o incluso filmar la sesión ya que seguramente se pierda parte de la retro-alimentación en el traspaso de la misma para cuando esté de vuelta el alma perdida.

Pero Erich…. ¿Qué hacemos si no hay nadie que lo suplante?

Si no hay nadie que pueda ser un reemplazo de forma temporal, sería posible para el equipo presentar las historias pero no llevar adelante su aprobación, por lo que éstas quedará temporalmente congeladas (sin ir a producción).

Es importante en todo momento mantener la motivación y capturar toda la retro-alimentación posible. Al no estar el Product Owner, es posible que no se hagan tantas preguntas, por lo que deberán poner especial atención en enfatizar y maximizar las mismas.

Finalmente, si al día siguiente para la ceremonia de Sprint Planning el Product Owner sigue ausente, el equipo puede comenzar su Sprint tomando del Backlog de Producto las historias más prioritarias basadas en su velocidad (velocity), esto es, en el orden de prioridad existente ya que el equipo no tiene la potestad para cambiar la misma.

Gracias por escucharme,

Erich.

(*) Ningún Product Owner ha sido maltratado para escribir éste artículo.

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